Organiser arrangement som innsamling

Forberedelse

• 1. Organisér et team

  Når du skal få i stand et større arrangement bør du ha med deg et team. Få med deg personer som du stoler på, som er engasjerte som deg selv og som du vet er interessert i å støtte en god sak. Start med å ordne et møte for arrangements-gruppen, slik at alle føler tilhørighet til prosjektet og tar det seriøst. Gå igjennom tema som artister/band/foredragsholdere/kursholdere, pr/media publisitet, frivillige, sikkerhet, opprydding og andre eventuelle elementer som mat, toaletter og underholdning. Sørg for at dere har nok folk til de forskjellige ansvarsområdene i arrangementet.

• 2. Sett en dato

  Sett en dato for arrangementet. Orienter dere om andre arrangement lokalt slik at dere unngår en åpenbar fiasko. Unngå å legge arrangementer i høytider eller ferier siden det da kan være mer usikkert om publikum vil dukke opp, og om artister og frivillige har mulighet til å delta. Sommeren i Norge har blitt full av festivaler, og konkurransen om publikum blir stor hvis dere ønsker å ha arrangementet om sommeren. Det er ingenting i veien for at et arrangement om høsten, vinteren og våren kan bli en suksess.

• 3. Book artister, band, foredragsholdere, kursholdere

  Det viktigste for et arrangement er at det har innhold som er attraktivt for publikum. Det trenger ikke være store internasjonale stjerner, men det kan f.eks være en konsert-kveld med flere lokalt kjente artister, eller en foredrags-aften i et café-lokale med lokalt kjente personligheter. Både når det gjelder konsert-kvelder og foredrags-aftener så er det lurt å pense inn på et tema. Prøv å hold dere til én sjanger innen musikk/foredrag/kurs for å trekke mest mulig folk fra ett miljø, istedet for én artist/foredragsholder fra forskjellige sjangre, som gjør arrangementet mindre interessant for alle miljø.

  Prøv å få flest mulig til å donere sitt talent til din event. Ta kontakt med managere og få tydelig frem at dette er en innsamlingsaksjon for Verdige Smil, og forklar hva Verdige Smils arbeid går ut på. Bruk alle kontakter dere har for å få tak i artister/foredragsholdere/kursholdere. Gjerne få med andre kjente personligheter til å si noen ord, selv om de ikke skal underholde med noe. Kanskje en lokal kjendis dere kjenner kan være konferansier?

• 4. Finn et lokale/arena

  Plasseringen av et arrangement er også veldig viktig. Det er lurt å være ute i god tid for å booke et lokale. De gode lokalene kan det ofte være rift om, og de kan være booket langt fram i tid. Det er lurt å bruke lokaler som brukes til arrangementer til vanlig, siden mange da av eget initiativ vil sjekke om det er noe interessant som foregår der. Hvis dere velger et lokale som ikke vanligvis blir brukt til arrangement må dere drive mye og intensiv reklamering.

  Dere kan sette opp en liste over aktuelle lokaler og sjekke med de mest ønskelige først. Som regel må man betale for å leie et lokale, men hvis dere presiserer at dette er til et veldedig formål skal det være mulig å leie til redusert pris eller gratis. Ved konserter bør dere også tenke igjennom lys- og lydforhold ved lokalet. Akustisk sett kan klassisk musikk egne seg i kirker, mens rock krever et «tørrere» lokale. Hvis dere vil holde arrangementet utendørs må dere få tillatelser fra riktige lokale instanser, og overholde regler som gjelder for ro i området.

• 5. Sponsorer

  Prøv å få tak i sponsorer til ditt arangement. En del firma synes det er fint å kunne bidra til en god sak, og noen større firma har også en egen budsjettpost satt av til veldedige formål. Sponsorer kan betale for en plass i programmet, eller de kan sponse med å forhåndskjøpe billetter som de kan gi til sine ansatte eller sine kunder.

  Ønsker dere å ha servering ved arrangementet kan dere høre med butikker og firma om donasjoner til det. En del lokaler har selv servering hvor gjestene kan kjøpe mat og drikke. Andre eventuelle elementer som dere kan prøve å få gjennom donasjoner er toaletter og elektrisitet(ved utearrangement), lyd/lys og scene-effekter, mat og drikke til artister/foredragsholdere/kursholdere, snacks og annet som kan selges eller gis bort under arrangementet.

• 6. Sett en pris

  Sett en pris på arrangementet. Finn ut hva andre bruker å ta i inngang ved tilsvarende arrangementer. Hvis det er en serie med konserter/foredrag/kurs, så kan dere tilby billetter til hver enkelt event, og for hele arrangementet i sin helhet.

• 7. Publisitet om arrangementet

  Publisitet om arrangementet er en viktig del av forberedelsesprosessen. Det er fortsatt mulig å få gratis publisitet rundt en event. Ta kontakt med lokale radiostasjoner, tv-stasjoner og aviser i første omgang. De er alltid interessert i å vite om hva som foregår lokalt, og det er gode muligheter for at de kan gi dere litt plass i sine medier. Husk å få frem at arrangementet er en innsamlingsaksjon, og hva Verdige Smils arbeid går ut på.

  Husk også på å bruke sider på nett som Facebook, Twitter og andre. Lag en egen Facebook-side for arrangementet der dere tar med hva som skal skje og hvem som skal underholde, når og hvor, og litt om hva Verdige Smil arbeider med.

  Plakater må også henges opp på egnede og lovlige plasser. Hvis dere kjenner en som kan litt med grafisk design kan dere få han/henne til å lage en fin plakat for dere. Hvis dere ikke kjenner noen kan dere bruke malene dere finner nederst på siden til å lage noe dere blir fornøyd med.

  Sist, men ikke minst, kan dere prøve å få jungeltelegrafen til å gå. Snakk med alle venner og kjente om arrangementet, og vær entusiastiske. Skryt av arrangementet deres og artistene/personene som skal opptre. Hvis folk ikke kjenner til de som skal opptre, kan dere prøve å beskrive de slik at den dere prater med blir interessert.

Overføring av innsamlet beløp

• Når du er ferdig med din innsamling av midler til Verdige Smil, kan du gå på vår side for overføring av innsamlede beløp. Her kan du overføre innsamlet beløp og fortelle oss om din innsamling.

Nedlastinger

Se gjerne på andre plakater enn den sjangeren du er interessert i. Flere av plakatene kan brukes i forskjellige sjangre.

• Last ned mal for foredrag/kurs-plakat

  Last ned mal for div konserter plakat 1

  Last ned mal for div konserter plakat 2

  Last ned mal for klassisk konsert plakat

  Last ned mal for jazz konsert plakat

  Last ned mal for karaoke arrangement plakat

  Last ned mal for disco arrangement plakat

  Last ned mal for DJ arrangement plakat

  Last ned mal for rap arrangement plakat

  Last ned mal for jule arrangement plakat