Middag og fest som innsamling

Forberedelse

• 1. Organisér et team

  Avhengig av størrelsen på arrangementet kan du velge å ha med deg et team. Få med deg personer som du stoler på, som er engasjerte som deg selv og som du vet er interessert i å støtte en god sak. Start med å ordne et møte for arrangements-gruppen, slik at alle føler tilhørighet til prosjektet og tar det seriøst. Ta opp temaer som dato, gjesteliste, meny, dekorasjoner, kjøring av utstyr, underholdning m.m. Husk å sette dato for arrangementet langt nok frem i tid slik at dere får den tiden dere trenger for å organisere alt. Hvor langt frem i tid datoen bør settes avhenger av størrelsen på arrangementet. Et større arrangement bør man ha minst 4 mnd på å arrangere. Et mindre arrangement kan man klare med en måneds foreberedelse.

• 2. Sett budsjett og størrelse på selskapet

  Størrelsen på middagen/festen avhenger av hvor mye ressurser dere har til rådighet. Ønsker dere å gjøre selskapet i mindre skala og/eller mindre luksuriøst er det absolutt mulig å arrangere et vellykket selskap. Det er likevel lurt å gjøre selskapet til noe «spesielt». Man kan f.eks velge et tema for kvelden som gjenspeiles i all dekorasjon og gjestenes bekledning, og man kan ha innhold som gjør kvelden interessant og spesiell. Dere kan enten ha selskapet hjemme eller høre med samfunnshus, kirker og barneskoler for å finne lokaler som er tilgjengelige for lite eller ingen penger.

  Det er flott med et middagsselskap på en fasjonabel lokasjon, preget av luksus og overdådighet, men det krever også en del kapital å arrangere et slikt selskap. Bruk alle bekjentskap dere har. Kanskje noen dere kjenner driver en restaurant, eier en herskapelig gård, eller har et luksuriøst hjem. Jo mer spesielt ditt arrengement er, jo mer interessant vil det være for folk å komme. Folk elsker å flykte litt fra sin egen virkelighet og komme på en plass hvor de kan drømme seg bort. Dere kan også høre med eiere av herskapelige hus og gårder om de vil bidra til innsamlingsaksjonen ved å låne ut sitt hus eller sin gård.

  Den ultimate løsningen for et større middagsselskap er om en ressurssterk personlighet eller firma stiller som vertskap og dekker utgiftene i forbindelse med middagen/festen.

• 3. Servering

  Finn ut hvem som skal lage og servere maten ved selskapet. Skal dette være et selskap med profesjonell tilberedning og servering, eller skal dere selv og/eller eventuelt venner stå for dette?

• 

  4. Meny

  Planlegg en flott meny. Hvis dere ønsker å ta en høy inngangspris er det bra å ha en flott og elegant middag og servering. Husk å finne ut om noen av gjestene må tas spesielt hensyn til med tanke på mat-allergier og intoleranse. Det lønner seg å ha et team som står for mat og servering slik at dere som skal lede kvelden slipper å springe ut og inn av kjøkkenet.

  Planlegg også å ha forskjellige drikkevarer tilgjengelig. Rødvin, hvitvin, vann med og uten kullsyre, juice og øl er bra å ha ved en elegant middag. En coctail-drink i starten av kvelden f.eks i forbindelse med noen velkomst-ord og noen ord om hva selskapets formål er, kan være et fint element å ta med.

• 5. Invitér gjester

  Finn ut hvem og hvor mange dere vil invitere til arrangementet. Det skjer aldri at alle som blir invitert har mulighet til å delta. Derfor lønner det seg å ha en liste med gjester som er minst dobbelt så stor som antallet dere ønsker skal komme på middagen/festen. Dere kan også ta kontakt med Verdige Smil for å få publisitet om deres arrangement på Verdige Smils nettside.

  Send ut invitasjoner 2 mnd før arrangementet skal finne sted. Invitasjonen bør vise Verdige Smils logo, hvem som er vertskap (hvem som inviterer), dato, klokkeslett og adresse. Få med informasjon om det er parkeringsmuligheter, og hvor man kan parkere hvis det ikke er mulig å parkere ved lokalet. Spør om et svar fra gjestene og sett en svarfrist. Få også tydelig frem at dette er en innsamlingsaksjon i form av en middag/fest, slik at ingen blir overrasket når de kommer på arrangementet.

• 6. Underholdning

  For å gjøre arrangementet til noe mer enn kun en middag eller fest kan det være fint å ha et innslag av noe underholdning. Kanskje en lokal artist, dansegruppe, tryllekunstner eller annet vil bidra med å stille opp gratis ved arrangementet. Ta også kontakt med Verdige Smil for eventuelle videoer som kan vises i forbindelse med arrangementet.

  Husk å vurdere størrelsen på lokalet i forhold til hva slags undeholdning dere spør etter. Hvis det er et stort lokale må også lys/lydutstyr dimensjoneres tilsvarende for at eventueller artister og dansere skal presenteres på en god måte. Sjekk om artisten selv har lydutstyr, eller om det må ordnes av dere. Hvis dette må ordnes av dere så kan dere spørre om lyd/lys-firma vil bidra ved å stille med lys og lyd til redusert pris eller gratis. Husk å få fram at dette er en innsamlingsaksjon og hva Verdige Smil arbeider med.

• 7. Følg opp

  Følg opp alle som skal medvirke til organiseringen av kvelden på forskjellige måter. Siden planleggingsfasen kan være ganske lang kan det være greit å ta en ringerunde for å høre om det har dukket opp forandringer som må tas hensyn til. Dere trenger ikke å ringe rundt hver uke for å forsikre dere om at alt er som dere ønsker, men en påminnelse-samtale en måned før arrangementet finner sted er en god idé.

• 8. Planlegg kveldens gang

  Planlegg kveldens gang. Gjester bør bli hilst velkommen av noen i betjeningen for arrangementet og deretter få utdelt en velkomstdrink. Gjestene kan så ha rundt en halvtime på å bli litt kjent med lokalet og hverandre. Når alle gjestene har kommet kan middagen begynne. Middagen bør introduseres av vertskapet med noen ord om hva som gjør at dere har ønsket å holde dette selskapet.

  Etter middagen, f.eks under dessert og kaffe kan en eventuell video vises. Dette leder opp til en oppfordring til alle gjestene om å bidra som givere til Verdige Smil. Her kan dere ha skjema for fadderskap, engangsbeløp og utdanningsstøtte klare, slik at gjestene lettest mulig har mulighet til å bidra. Eventuell underholdning kan komme etter dette, slik at kvelden får en fin avslutning. Husk å presentere en hjertefølt takk til alle som har bidratt og fortell gjestene hvor mye de har bidratt med tilsammen. Gjestene bør også ha en del tid etter underholdningen er ferdig med å fortsette selskapet. Dere vurderer selv når stemningen begynner å dempe seg og det er på tide å avslutte. Men ikke jag ut gjestene før det er nødvendig. Gjerne forbered en takke-kake med et lite takkekort som en påminnelse om deres bidrag og vår takknemlighet overfor deres generøsitet.

Overføring av innsamlet beløp

• Når du er ferdig med din innsamling av midler til Verdige Smil, kan du gå på vår side for overføring av innsamlede beløp. Her kan du overføre innsamlet beløp og fortelle oss om din innsamling.

Nedlastinger

• Last ned mal for middag og fest invitasjon